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「仕事が速い」と言われる人になるための15の方法

   


 

 

他国と比べて日本は労働生産性が低いと言われていますが、個人レベルでは仕事の生産性をアップすることは可能です。そのための方法を15個まとめました。

 

周りに流されない自分のルールを持つ

 

(1)「5分以内でできる仕事は、きた瞬間に終わらせる」というルールをもつ

5分以内でできる仕事とは、電話連絡をしたり、メールやFAXを返信、チェックする作業、事務書類を書いて提出する作業などです。

(2)「緊急ではないけど、大切なこと」をやる

「緊急で大切なこと」だけで、スケジュールが一杯になっている限り、現状維持しかできないのです。自分の行動を振り返ると、まさに「緊急で大切なこと」ばかり。一見論理的ですが、大きな間違いだったのです。

(3)今まで自分がやってきた仕事を記録し、後で使えるように整理する

仕事の経験が増えれば増えるほど使える「ひな形」も増えます。ゼロから仕事を進めるより圧倒的に早くなります。

 

能力を磨いて作業をスピードアップする

 

(4)速読法を身につけて集中力を強化する

集中力のある人とない人では、その行動、作業の効率が大きく変わってきます。速読を身につけると単純に資料やメールを読むスピードなどもアップしますが、集中力が上がるというメリットも大きいです。

(5)並行処理能力を高める

営業職の人は、メインワークである営業を成功させるために、たくさんのことを想定しながら、作業を進めなければなりません。だからこそ、より高い事務処理能力を身につけることで、仕事の能率がアップするのです。

(6)論理的思考能力を高める

論理的に行動している人は、方針が明快で、説明がわかりやすいため、みんなが納得します。結果として仕事が早く進みます。

 

効率よく作業を進める

 

(7)「20:80の法則」に従って仕事をすすめる

与えられた時間の20%を使って、80%の成果に到達したら、その仕事をいったん切り上げて次の仕事に取りかかります。仕事ができる人たちは、いい意味で中途半端な仕事を他の人に投げてしまい、大量の仕事をさばいているともいえます。

(8)「考える」「やる」「考える」の繰り返しで、メリハリをもつ

仕事が遅い人は、作業中に「あ~でもない、こ~でもない」と悩みます。ところが、仕事が早い人は、実際に手を動かす段階(≒作業)になると、余り考えません。事前に「上司とのコンセンサス」など、作業に必要な道具は揃え、後は粛々と手を進めるワケです。

(9)朝一番にやるべき仕事をTo Doリストに書き出して、着手順を決める

To Doリストを書く目的は、やるべき仕事の全体像をまず把握することです。全体像を把握すれば、どのように片づけていこうかという1日の段取りになります。

iPhoneで使えるTo Doリストのアプリは「Clear」がお勧めです。
http://itunes.apple.com/us/app/clear/id493136154?mt=8

 

集中力を保つ

 

(10)集中力を取り戻すための時間を確保する

オフィスにいる時間の20%以下という適度な時間内でネットサーフィンを楽しむ人は、そうでない人よりも9%高い生産性を示したそうです。休憩を挟むことで集中力を取り戻すことができるそうです。ただし、過度のネットサーフィンは逆効果なので注意しましょう。

(11)マルチタスクをしない

マルチタスク(同時に複数のことを並行して行うこと)は、IQが低下するのでやめる。

(12)“考えるフリ”をしない

「考える」とは答えが出る前提のもと、建設的に考えを組み立てることです。10分以上考えて埒があかないようなら、そのことについて考えるのは一度止めましょう。それはもう悩んでしまっている可能性が高いからです。

 

本質を見極める

 

(13)最終成果物のイメージを作り最終目標を明確にする

目標がハッキリしていれば、それを目指してまっすぐに突き進んでいけば良くなります。やり方さえ間違えなければ、短い時間で結果を出すことが可能です。

(14)「正解」を求めない

顧客に価値提供をし、その対価を得るのが「仕事」の本質です。しかし、この正解を求めるというのは、「勉強」であっても「仕事」ではありません。正解を求めるのは、顧客のためではなく、自分のためであり、ある種、自己満足です。

(15)疑問をもち、自分で考える習慣を持つ

仕事が速い人は指示された仕事をそのまま受け取ることはしません。その仕事の目的は何か、それにはどのような手段がふさわしいのかをまず考えて、相手に確認をとってから仕事に取り掛かります。「仕事が遅い」という自覚がある人は、ただ「わかりました」といって仕事を請けてしまってはいないか、振り返ってみる必要があります。


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 - LifeHack, まとめ

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